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Abwesenheit & Abwesenheitsgrund
Die Abwesenheiten und Les absences et les raisons d’absence vous permettent de gérer les vacances, arrêts maladie, … de vos membres. Il existe de ce fait 2 modules, qui vous seront détaillés ci-dessous.
Raison d’absences
Pour commencer, il vous faudra définir les raisons d’absence que vous autorisez pour vos membres.
Cela peut être des vacances, maladie, accident, prison, … et vous pouvez bien entendu définir une limite, en jour ou en pourcentage selon la durée de l’abonnement.
Création d’une raison d’absence
Comme son nom l’indique, il vous faut aller dans le module “Raison d’absences”, vous y trouverez une liste avec toutes les absences configurées pour votre centre.
Pour ajouter une raison d’absence, il faut cliquer sur le bouton d’action “Ajouter”
Vous aurez 3 possibilités de limitations : Jours - Taux - Pas de limitation.
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Limitation par “Taux” : Ce calcul en pourcentage, selon le nombre de jour du contrat.
Limitation par jours : Ce calcule en nombre de jour d’absence autorisé.
Pas de limitation : Absences illimitées
Absence
Maintenant que vos raison d’absences sont configurées, il faut ajouter une absence à votre membre.
Il y a 2 chemins pour accéder à l’opération souhaitée.
Possibilité 1 :
Se rendre dans le module “Absence” et cliquer sur le bouton d’action “Ajouter”.
Possibilité 2 :
Se rendre dans le module “Membre”, double clic sur le membre souhaité et se rendre dans l’onglet “absence” puis cliquer en bas à droite sur “Ajouter”.
Ajouter une absence à un membre
Peu importe le chemin utilisé, vous aurez le même écran qui apparaitra.
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Membre : Permet de trouver le membre pour qui une absence doit être insérée.
Contrat : Si le membre à plusieurs contrats, vous pouvez cibler celui qui est concerné par cette absence.
Décalage des factures : Permet de décaler les factures selon l’absence programmée.
Dans la vue suivante vous aurez un récapitulatif des factures qui seront décalées, pour autant que vous ayez défini le “décalage des factures” sur oui ainsi que d’autres informations ( jours restants, fin du contratdie Abwesenheitsgründe ermöglichen Ihnen die Ferien, die Abwesenheiten infolge Krankheit, …. Ihrer Mitglieder zu verwalten. Es existiert 2 Module die Ihnen unten detailliert beschrieben werden.
Abwesenheitsgrund
Zuerst müssen Sie die Abwesenheitsgründe die Sie für Ihre Mitglieder erlauben definieren.
Es kann sich um Ferien, Unfall, Gefängnis, …. handeln und Sie können natürlich ein Limit in Tagen oder in Prozenten definieren abhängig je nach Dauer des Abonnements.
Erstellung eines Abwesenheitsgrund
Wie der Name schon sagt, müssen Sie in das Modul “Abwesenheitsgrund” gelangen. Dort finden Sie eine Liste mit allen für Ihr Center konfigurierten Abwesenheiten.
Um einen Abwesenheitsgrund hinzufügen müssen Sie auf das Button “Hinzufügen” klicken.
Sie haben 3 Einschränkungsmöglichkeiten: Tage - Satz - Keine Einschränkung.
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Einschränkung nach “Satz” : Wird als Prozentsatz berechnet abhängig von der Anzahl Tage des Vertrages.
Einschränkung nach Tagen : Berechnet nach Anzahl Tage der erlaubten Abwesenheit.
Keine Einschränkung : Unbegrenzte Abwesenheiten
Abwesenheit
Wenn die Abwesenheiten konfiguriert sind, müssen Sie nun eine Abwesenheit Ihrem Mitglied hinzufügen.
Es gibt 2 Möglichkeiten, auf den gewünschten Vorgang zuzugreifen.
Möglichkeit 1 :
In das Modul “Abwesenheit” gelangen und auf das Button “Hinzufügen” klicken.
Möglichkeit 2 :
In das Modul “Mitglied” gelangen, Doppelklick auf das gewünschte Mitglied und dann in das Register “Abwesenheit” gehen und unten rechts auf “+ Abwesenheit hinzufügen” klicken.
Einem Mitglied eine Abwesenheit hinzufügen
Unabhängig vom gewählten Weg wird das gleiche Bildschirm erscheinen.
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Mitglied : Ermöglicht das Mitglied zu finden für welches eine Abwesenheit eingefügt werden muss.
Vertrag : Wenn das Mitglied mehrere Verträge besitzt, dann können Sie den für diese Abwesenheit betreffenden Vertrag suchen.
Zahlungsaufschub der Rechnungen : Ermöglicht die Rechnungen aufzuschieben je nach programmierten Abwesenheit.
In der folgenden Ansicht sehen Sie eine Zusammenfassung der Rechnungen die aufgeschoben werden, insofern, dass Sie den “Zahlungsaufschub” auf ja gesetzt haben und bekommen auch zusätzliche Informationen (verbleibende Tage, Vertragsende, …)
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