Introduction

Cet espace à pour but de vous expliquer en détail certaines tâches récurrentes à effectuer pour le bon fonctionnement de votre centre.

Il y aura en plus des tâches récurrentes des exemples de configuration concernant des sujets spécifiques.

Les rappels

Echino vous permet de générer des rappels de manière rapide et efficace. En plus de générer les rappels, il modifie automatiquement le niveau de rappel de vos membres et vous permet de bloquer de manière automatique l'accès à votre centre.
Généralement, un processus se fait sur trois niveaux, premier rappel sans frais, deuxième rappel avec frais et troisième rappel avec blocage automatique de l’accès au centre. De plus, il vous prépare de manière automatique un récapitulatif que vous pouvez envoyer à votre société de recouvrement.

Etape 0 : Configurez vos rappels. (Il suffit de le faire qu’une seule fois)

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1/2 : le statut membre permet l’accès au centre, si celui-ci est bloqué les accès le seront aussi. Activer le changement permet d’avoir la possibilité de bloquer les membres en dernier niveau de rappel. (un onglet de gestion des membres bloqué apparaît)

3 : Le statut client permet d’avoir un suivi de la facturation du client, savoir s'il a été envoyé aux poursuites par exemple. Il permet également de mettre en “pause” la facturation du client (éviter que celui-ci ait des rappels par-dessus son blocage)

4/5: Le document généré au format “PDF” que votre client doit recevoir selon son niveau de rappel. Celui-ci est un article qu'il faut au préalable configurer.

6 : Les frais qui doivent être générés au 2ème niveau de rappel

7 : Après avoir effectué deux rappels, vous obtiendrez la liste des clients à envoyer à votre société de recouvrement.

Etape 1 : Génération de rappel

Rendez-vous dans le module "rappel" situé dans la liste à gauche. Vous trouverez ici une liste de tous les rappels créée par Echino. Pour lancer une nouvelle génération de rappel, sélectionnez "Générer des rappels".

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Vous devrez ensuite compléter les filtres suivant :

Centre : Choisissez si vous souhaitez générer des rappels pour un centre en particulier ou pour tous vos centres (si c’est le cas, sélectionnez "Holding")
Jours de retard : Cette option vous permet de fixer le nombre de jours de retard après la date d’échéance.
Solde minimale : Vous permet de générer des rappels pour un retard cumulé de plusieurs factures
Solde minimale par facture : Vous permet de choisir le solde minimal par facture pour qu'un rappel soit généré.
Échéance rappel en jour : Vous pouvez ici choisir l'échéance en jours pour le paiement des rappels
Rappeler les LSV+/Débits Directs : Permet de re générer les ordres LSV+/Débits Directs

Une fois que toutes vos options sont configurées, vous pouvez lancer la procédure de rappel en sélectionnant continuer.

Etape 2 : Estimation

Le processus de génération de rappels vous fournira ensuite une estimation de nombre de rappels qui seront générés. Cela vous permet de contrôler que vos paramètres sont correctement configurés.

Si ces paramètres ne concernent personne dans votre base, Echino vous l'avertira avec un message.

Passez à l'étape suivante pour que le logiciel génère automatiquement vos rappels.

Etape 3 : Processus et Gestion membres bloqués

Echino vous fournira ensuite un résumé du processus une fois que celui-ci est terminé.  Depuis cette page et via l'onglet "gestion membres bloqués", vous pouvez décider de bloquer l'accès à votre centre aux membres qui ont atteint le niveau maximum de rappel.

Voici un exemple d’un processus, nous bloquons Kent Paul mais pas Kent Laura

Il faut ensuite accepter de bloquer les personnes sélectionnées

Kent laura que nous n’avons pas sélectionné, n’a pas son statut membre bloqué dans sa fiche client

Elle aura donc encore accès au centre

Cependant Kent Paul que nous avons sélectionné dans le gestion des membres bloqués, à son statut membre bloqué

Il n’a donc plus accès au centre

Etape 4 : Impression

Une fois que ce processus est terminé, Echino va créer des factures de rappel. Il vous suffit de sélectionner "imprimer les rappels" (niveau 1 ou 2) afin d'imprimer ces documents. Vous pouvez aussi vous rendre dans le module “document”.

Afin d'obtenir la liste de vos client pour votre société de recouvrement, il vous suffit de vous rendre dans le module "Document" du logiciel et de choisir le document suivant "Rapport rappel 3".

Voici un exemple du document à transmettre à votre société de recouvrement.

Etape bonus : débloquer les personnes

Afin de débloquer une personne avec le statut “bloqué”, il faut modifier manuellement le statut “membre” sur la fiche de votre client.
Aucun automatisme via un paiement à jour est effectué par echino pour modifier le statut du client.

Une confirmation de déblocage apparait et doit donc être accepté pour débloquer ces clients.

Comment renouveler mes contrats ?

Avec Echino, vous pouvez renouveler vos contrats de manière automatique grâce au processus de renouvellement. Ce processus va automatiquement renouveler tous les contrats qui répondent aux critères de renouvellement. Il est important de noter que ce processus dépend de deux critères, si le contrat est en renouvellement automatique ou non ainsi que si l'abonnement peux être renouvelé. Il y a donc la possibilité d'avoir un contrat signé avec un renouvellement automatique qui contient deux abonnements distincts, un qui peux être renouvelé et l'autre pas. Lors de ce processus, le contrat sera renouvelé mais uniquement avec l'abonnement qui a le droit d'être renouvelé. Cela va dépendre des critères de vos abonnements ainsi que des spécificités du contrat en question.

Commencez par vous rendre dans l'onglet "contrat" situé à gauche dans Echino. Là vous verrez tous les contrats présents dans Echino.

Pour lancer le processus de renouvellement, sélectionner le bouton "renouveler" situé à droite de votre écran.

Vous devrez ensuite sélectionner le centre si vous en possédez plusieurs. La sélection de "holding" renouvellera automatiquement les contrats pour tous les centres.

Choisissez ensuite la date de début ainsi que la date de fin du contrat. Echino renouvellera tous les contrats qui ont une date de fin située entre ces deux dates.

Si vous n'avez pas de contrat qui entre dans les critères de renouvellement, Echino vous affichera un message vous indiquant cela.

Si vous avez des contrats qui correspondent aux critères sélectionnés, un processus se lancera. Ce processus peut prendre un certain temps. Vous pouvez suivre l'évolution du renouvellement depuis l'onglet "processus" situé sur votre gauche dans Echino.

Une fois le processus terminé, Echino vous indique un résumé avec le nombre d'éléments traités ainsi que le nombre d'éléments qui ont échoués.

Vous pouvez accéder aux erreurs éventuelles en sélectionnant l'onglet "erreurs de renouvellement".

Pour imprimer les factures associées, il vous suffit de sélectionner le bouton du même nom. Cela vous génère automatiquement toutes les factures associées qu'il vous suffit d'imprimer et d'envoyer.

Vous avez ainsi renouvelé vos contrats.