14 - LSV / Débit Direct


Activation préalable

Pour chaque centre dans lequel du LSV/DD sera proposé, il faut faire une demande d’autorisation pour l'émission de LSV+ (Banque) & Débit Direct (PostFinance).

Ces demandes doivent être soumises à vos institutions bancaires/postales, Echino ne peut pas effectuer cette demande en lieu et place du client.

Si vous possédez plusieurs centres qui utilisent le même compte bancaire/postal, une demande d'émission suffit.

A l’inverse, si vous possédez plusieurs centres qui utilisent à chaque fois un compte bancaire/postal différent, il vous faudra effectuer une demande d'émission pour chacun d’eux.


Configuration du LSV+ / Débit Direct

Une fois que vos demandes d'émission LSV/DD ont étés acceptées, il faut insérer les informations reçues par votre institution dans Echino.

Configuration des centres

Le processus ci-dessous est à effectuer pour chaque centre bénéficiant du système LSV+ / DD

 

 

 

 

  1. Se rendre dans le module Société & site.

  2. Double clic sur le centre souhaité.

  3. Activer le LSV.

    1. Insérer l’identifiant.

    2. Insérer le N° d’identification de l'établissement.

  4. Activer le débit direct.

    1. Insérer l’identifiant RS-PID.

 

 

 

 

 

 

 


Paramètres Echino

Il est possible de définir les paramètres par défaut que vous voulez utiliser lors de la génération des LSV/DD.

Il s’agit là uniquement d’une pré configuration. Lorsque vous exécuterez les générations, vous pourrez adapter à nouveau ces critères.

Pour ce faire il faut aller dans le module Paramètres puis dans LSV.

 

 

 

  1. LSV+ → Permet de remplir automatiquement le champ Factures avec échéance jusqu’au (Date du jour + nombre de jours défini).

  2. LSV+ → Permet de renvoyer automatiquement les LSV qui n’ont pas pu être précédemment exécuté. Cible les LSV qui ont été générés il y a 10 jours et plus.
    (Ce paramètre est important car permet d’effectuer une nouvelle tentative si le client n’avait pas de liquidité lors de la précédente exécution).

  3. LSV+ → Active/Désactive par défaut le renvoi des LSV.

  4. Débit Direct → Permet de remplir automatiquement le champ Factures avec échéance jusqu’au. (Date du jour + nombre de jours défini)

  5. Débit Direct → Permet de renvoyer automatiquement les Débits Direct qui n’ont pas pu être précédemment exécuté. Cible les Débits Direct qui ont été générés il y a 10 jours et plus.
    (Ce paramètre est important car permet d’effectuer une nouvelle tentative si le client n’avait pas de liquidité lors de la précédente exécution)

  6. Débit Direct → Active/Désactive par défaut le renvoi des Débits Direct.

 

 


Mise en place du LSV+ / Débit Direct pour un membre

Le LSV/DD se gère dans la fiche personnelle. Pour y accéder il faut se rendre dans le module Membre - Client - Contact (Si débiteur).

Une fois dans la fiche du membre, il faudra se rendre dans l’onglet LSV / Débit Direct.


Autorisation de la Banque / Poste

Avant de pouvoir activer le LSV/DD pour le membre, il faut lui fournir le document Autorisation de paiement.

Le document est standard, il permet l’activation du LSV+ (Banque) et/ou Débit Direct (PostFinance).

 

 

 

 

 

Cliquer sur Imprimer autorisation de paiement

 

 

 

 

 

 

 

Sélectionner le centre pour lequel un LSV ou DD doit être mis en place
Voici le document généré, le membre doit le transmettre à sa banque. Ne pas oublier de remplir le formulaire avant de l’envoyer à la banque !

 

 


Demande d’activation en attente

Une fois le document d’autorisation imprimé, une demande d’activation apparait dans la fiche du membre avec comme statut en attente. (c.f. photo ci-dessous)

Nous avons trois possibilités, modifier, activer et annuler. Possibilités que je vais vous expliquer dans les chapitres suivants.


Activation du LSV+ / Débit Direct

Une fois le document validé par la banque, nous pouvons activer le LSV/Débit Direct pour le client. (Toujours dans la fiche du membre, dans l’onglet LSV/DD)

 

 

 

 

  1. Appuyer sur la demande.

  2. Cliquer sur modifier.

  3. Passer le statut à actif → Oui.

  4. Insérer les données. (IBAN si PostFinance - Nom de la banque / Identification d'établissement / IBAN pour banque)

  5. Sauvegarder.

  6. Appuyer sur Activer.

  7. Factures déjà envoyées : Oui - Non

  8. Confirmation que le LSV/DD est activé.

 

 

 

 

 

 

Permet de gérer les factures déjà émises

 

 

 

 


Modifier le LSV / Débit Direct

Permet d'éditer les champs si une adaptation est nécessaire, rien de particulier à expliquer.


Annuler une demande d’activation LSV / Débit Direct

Si le client souhaite annuler la demande en cours, il vous suffit de cliquer sur l’option annuler, la demande sera alors supprimée et n’apparaitra plus dans Echino.


Désactiver le LSV+ / Débit Direct

Il vous suffira de vous rendre dans la fiche du membre, dans l’onglet LSV / Débit Direct, de sélectionner la ligne de LSV et de cliquer sur Désactiver en bas à droite.


Informations complémentaires

Le document d’autorisation de paiement peut se retrouver dans l’onglet Documents, dans la fiche du membre. (Si besoin de le lui renvoyer par exemple)

la banque peut retourner le document au client ou directement au centre de fitness.


Générer des LSV+ / Débit Direct en masse

Les LSV & Débits Direct sont séparés en deux modules. Ce qui veux dire que vous ne pourrez pas générer via un processus les LSV ainsi que les Débits Direct.

Il en va de même que par exemple, si vous voulez générer vos LSV, vous devrez exécuter un processus par centre. Ce qui implique que, si vous avez 15 centres, vous devrez effectuer 15 processus de LSV ainsi que 15 processus de Débits Direct.


Génération des Débits Direct ou LSV+

Le processus est le même que ce soit pour du LSV+ ou du Débit Direct. La seule différence est que pour générer des LSV+, il faudra vous rendre dans le module LSV+, et pour les Débits Direct, dans le module Débit Direct

 

 

  1. Se rendre dans le module Débit Direct.

  2. Cliquer sur Générer les Débits Direct.

  3. Définir le centre pour lequel générer des Débits Direct.

  4. Date à laquelle l’argent sera ponctionné.

  5. Prend en compte les factures avec date d'échéance jusqu’au xx.xx.xxxx.

  6. Permet de sélectionner manuellement les facture à envoyer.

  7. Permet de renvoyer les LSV/DD non exécuté. (en cas d’échec d’une précédente mensualité)

  8. Renvoyer les non exécuté avant le xx.xx.xxxx.

  9. valider en appuyant sur Continuer.

 

 

 

 

 

Une fois le processus terminé, une autre interface s’ouvrira. (Voir ci-dessous)

 

 

  1. Zone globale d’information concernant le processus.

  2. Imprime un rapport, permettant de voir tous les LSV/DD générés.

  3. Télécharge le fichier sur votre ordinateur. (Fichier qu’il faudra importer à la banque)

Il s’agit d’un processus qui peut être consulté à tout moment, pour ce faire il faudra vous rendre dans le module “Processus”.

Dans le module “Documents”, vous pourrez voir toutes les factures en LSV/DD qui ont été émises.

 


Importation du fichier à la banque / poste

Une fois le processus terminé, vous aurez téléchargé le fichier .XML contenant tous vos LSV/DD. Ce fichier est à importer dans votre banque.

Si vous ne faites pas l’importation de ce fichier, aucun prélèvement sera effectué auprès de vos clients.

Le fichier aura la structure suivante : CHDD_Centre_Date.xml → Pour mon cas il s’agira de CHDD_Echino Peseux_20.07.2022.xml.


Informations diverses / FAQ

Quelques informations complémentaires utiles concernant le LSV/DD.


Mon client à changé de centre, que faire ?

Si le client avait un LSV/DD activé dans un centre, par exemple Echino Peseux mais que maintenant il veut conclure un contrat chez Echino Bern, il faudra recommencer le processus d’enregistrement du LSV/DD.


La demande d’autorisation de paiement à mal été remplie, que faire?

Vous pouvez à tout moment réimprimer la demande depuis l’onglet document dans la fiche du membre. Si la demande à été effectuée pour le mauvais centre, il faudra annuler la demande et recommencer le processus.


Le système ne me laisse pas inscrire l’IBAN du client, pourquoi?

 

 

 

 

La vérification de l’IBAN est automatique, selon des critères prédéfinis par les organismes. Si le message “Erreur lors de la validation de l’IBAN” apparait, veuillez demander au client de vérifier l’IBAN communiqué.

 


Comment importer les paiements LSV/DD dans Echino ?

Rien ne change, s’agissant de paiement, il vous faudra effectuer une importation BVR comme d’habitude.


En tant qu’émetteur de facture, est-ce que j’ai des frais de transaction à prévoir?

Veuillez prendre contact avec votre banque ou PostFinance pour le LSV. Il existe des frais qui peuvent varier.

Voici un exemple pour PostFinance.