Dans le module des paramètres, vous pourrez gérer de manière globale les préférences et/ou configurations à appliquer à votre centre.

Les paramètres Echino peuvent être changés à tout moment. Ils vous permettent de définir votre politique de gestion en personnalisant vos choix et la manière dont vous voulez gérer votre/vos centre(s).

Open

Absence

Les absences sont très utiles dans la gestion de votre centre. Dans la rubrique “paramètres” → “Absence” vous pourrez uniquement définir la visibilité des absence dans le module “Check-in”

Open

Plus d’informations concernant les absences et raison d’absences sont disponibles dans le chapitre “Configuration Initiale”

API

Lors de la configuration des API, vous pouvez choisir à quelle(s) clé(s) d’accès elles sont appliquées.

En cas de besoin, faites appel au SAV Echino pour la configuration des API.

Milon

Lorsque vous créez un nouveau client dans Echino, celui-ci sera également créé dans Milon (ainsi que ses données d'accès, tel que carte RFID). Il est donc possible pour vous, d'utiliser l'importation de clients dans Echino afin de tous les lier/créer dans votre logiciel Milon.

La mise à jour des données est à sens unique. Cela se fait de Echino à Milon (un client modifié dans Echino sera mis à jour dans Milon et pas inversement).

Les événements check-in de vos clients seront également envoyés à Milon.

Pour configurer Milon, il vous faut :

• Identifiant

• Clé API

Technogym MyWellness

Lorsque vous créez un nouveau client dans Echino, celui-ci sera également créé dans MyWellness (ainsi que ses données d'accès, tel que la carte RFID). Il est donc possible pour vous, d'utiliser l'importation de clients dans Echino afin de tous les lier/créer dans votre logiciel MyWellness.

La mise à jour des données est à sens unique. Cela se fait de Echino à MyWellness (un client modifié dans Echino sera mis à jour dans MyWellness et pas inversement).

Les événements check-in de vos clients seront également envoyés à MyWellness.

Pour configurer Technogym, il vous faut :

• Clé API

• Nom d’utilisateur

• Mot de passe

• Identifiant de l’application

eGym

Lorsque vous créez un nouveau client dans Echino, celui-ci sera également créé dans EGym (ainsi que ses données d'accès, tel que carte RFID). Il est donc possible pour vous, d'utiliser l'importation de clients dans Echino afin de tous les lier/créer dans votre logiciel EGym.

La mise à jour des données est à sens unique. Cela se fait de Echino à EGym (un client modifié dans Echino sera mis à jour dans EGym et pas inversement).

Les événements check-in de vos clients seront également envoyés à EGym.

Pour configurer EGym, il vous faut :

• Clé API

TBS

Les périphériques TBS sont reliés via un serveur Cloud, nommé TBS Cloud. Les périphériques ont donc une base de données commune car les données à disposition sont limités.

La synchronisation avec Echino permet automatiquement d'attribuer les accès pour chaque contact Echino en comparant les accès du contact avec les clés contenues dans les contrôleurs d'accès.

Pour configurer TBS, il vous faut :

• Identification de site

• Jeton d’identification

Qualicert

Pour configurer Qualicert, il vous faut :

• Nom d’utilisateur

• Mot de passe

• Lien de l’API (url)

• Provideld

Campagne : email & sms

Dans les paramètres Email & SMS, vous pourrez définir par quel fournisseur/biais seront envoyés vos emails ainsi que vos SMS.

Cette partie est très importante pour envoyer vos documents (Contrats, factures, campagnes marketing) aux clients. Vous devrez configurer un fournisseur email.

Même principe pour les SMS, si vous souhaitez envoyer des SMS à vos membres, vous devez insérer votre fournisseur SMS

Email

Pour l’envoi de vos campagnes/documents, vous pouvez paramétrer un fournisseur d’emails : Sendgrid, Mandrill ou Email personnel.

Sendgrid

www.sendgrid.com

→ Marche à suivre inscription Sengrid

Email affiché comme envoyeur : L’adresse email que les destinataires voient.
Nom affiché comme envoyeur : le nom que les personnes verront quand ils reçoivent l’email.
Nom d’utilisateur et mot de passe SendGrid : reprendre les mêmes infos de connexion que pour le site.

Mandrill

www.mandrillapp.com

Email affiché comme envoyeur : L’adresse email que les destinataires voient.
Nom affiché comme envoyeur : le nom que les personnes verront quand ils reçoivent l’email.
Clé API Mandrill : vous la trouverez sur le site Mandrill.

Serveur personnel

Email affiché comme envoyeur : L’adresse email que les destinataires voient.
Nom affiché comme envoyeur : le nom que les personnes verront quand ils reçoivent l’email.
Votre adresse email : email utilisé pour l’envoi des campagne.
Mot de passe : celui qui est configuré avec votre adresse email.
Adresse serveur SMTP : url de votre serveur de gestion personnel des emails.
Port serveur : port de sortie du serveur.

Le serveur SMTP ainsi que le port se trouve facilement sur internet. Par exemple via www.arclab.com.

Une fois toutes ces informations complétées, il vous faut tester le serveur SMTP. Pour se faire, cliquez sur le bouton "Effectuer le test". Si le test est une réussite, vous avez la possibilité d'enregistrer vos modifications en cliquant sur "Sauvegarde" en bas à droite. Vous avez ensuite la possibilité de tester la configuration en cliquant sur le bouton "Envoyer un e-mail".

Félicitation, votre configuration d'envoi d'email est maintenant terminée.

SMS

Pour vos campagnes SMS, nous fonctionnons avec le prestataire Twilio (plateforme anglaise).

Au besoin, demandez des conseils auprès du SAV d’Echino.

Twilio

www.twilio.com

Numéro de téléphone : numéro de téléphone configuré chez Twilio.
Identifiant du compte Twillio (SID) : série de 34 caractères à trouver dans votre compte Twilio.
Jeton d’authentification Twilio (AUTH TOKEN) : à trouver dans votre compte Twilio.

Check-in

Le check-in est l’endroit où vous voyez l’entrée des personnes qui sont venues dans votre centre durant la journée. Pour voir les Check-in, il faut se rendre dans le module approprié, qui est le “Check-In”.

Dans les paramètres, vous pourrez uniquement modifier vos préférences et non pas consulter les Check-in.

Limiter le temps d’affichage des popup : oui / non
Durée en millisecondes : 1 seconde = 1000 millisecondes.
Activer le Check-in code pin : oui / non (Permet de verrouiller le module Check-in avec un code PIN)
Gestion manuel des collisions des clés : oui / non, gérer manuellement les problèmes de clé d’identification des membres.
Affichage du contenu additionnel : oui / non, ce contenu additionnel est personnalisé selon votre centre et vos choix et peut être visualisé au check-in
Activer assignent RFID : oui / non, permet d’assigner un badge RFID, par exemple, dans le check-in sans aller dans la fiche du membre.

Activer : oui / non
Couleur du cadre : couleur personnalisée pour la mise en évidence.
Texte affiché en en-tête : personnalisez le texte en en-tête, par exemple “membre VIP”.
Clés d’accès : choisir la/les clé(s) d’accès mise(s) en évidence.

Comptabilité

Gérez ici la période comptable et tous les comptes.

En cliquant sur “modifier” en bas à droite, vous pouvez personnaliser la période comptable et les comptes. Vous pouvez à tout moment revenir au données par défaut en cliquant sur “Rétablir les paramètres par défaut” en bas à gauche.

Contrat digitalisé

Le Contrat digitalisé permet de faire des contrats de manière simplifiée. Il est très pratique d’utiliser le contrat digitalisé depuis une tablette.

Étiquette lors du contrat : permet d’ajouter une étiquette pour retrouver facilement les contrats digitaux.
Utiliser les messages d’aides : lors de la création d’un contrat digital, des messages d’aide peuvent être affichés en bas de l'écran.
Désactiver la prise photo : oui / non, si vous n’avez pas besoin de prendre une photo du membre, vous pouvez désactiver.
Désactiver RFID : oui / non, si vous n’utilisez pas le RFID (badge, carte, ..), désactivez-le.
Rabais maximum cumulable avec bon : choisissez la somme maximale qui peut être déduite sur le contrat en cumulant des bons.
Type de renouvellement par défaut : soit vous laissez le vendeur choisir si le contrat est renouvelable, soit vous faites un choix imposé.
Limitation de mois dans le futur : combien de mois dans le futur vous autorisez le début du contrat.
Balance maximum pour parrainer : Si le parrain a un solde ouvert (facture) qui dépasse par exemple 100 CHF, il ne pourra pas parrainer.
Étiquette si limitation en mois dépassé : Permet de savoir si le client a fait un abonnement avant le délai autorisé ou non. (limitation en mois dans le futur).
Site (Condition de paiement) : choisissez à quel(s) centre(s) s’appliquent les conditions. Par défaut “Tous les centres”.
Texte “conditions” : insérez vos conditions générales ici.

Type de vente autorisé : choisissez entre “caisse”, “acompte” ou “caisse et acompte” .
Autorisé le cumul de rabais : oui / non, choisissez si vous voulez autoriser l’utilisation de plusieurs rabais.
Autorisé le cumul de bons : oui / non, choisissez si vous voulez autoriser l’utilisation de plusieurs bons.
Activer l’impression de document : oui / non, si vous voulez imprimer les documents (contrat, carte membre, …)
Âge minimum pour les contrats : selon votre politique de vente.
Enlever les propositions de prix : oui / non, ne pas laisser choisir les différents prix.
Désactiver “Raison du changement de date”: oui / non, si vous choisissez une autre date de début du contrat, que celle du jour, où il est signé. Vous pouvez choisir de justifier ce changement par une raison.
Vente d’article sans acompte : oui / non
Autoriser l’utilisation de bon sur les articles : oui / non, les bons sont des sommes.
Autoriser l’utilisation de rabais sur les articles : oui / non, les rabais sont des %.
Envoie de facture par email pour les articles : oui / non

Configuration d’une période d’essai

Clé d’accès : choisissez la clé qui permet l’accès au centre.
Nombre d’accès : si vous souhaitez limiter le nombre de fois qu’une personne peut venir essayer.
Durée max. de l’accès en jours : combien de temps vous donnez l’accès à l’essai.
Ajouter un tag au contact ? : oui / non
Étiquette : choisissez une étiquette prédéfinie.

Contrat & résiliation

Dans cette rubrique vous pouvez définir votre politique en ce qui concerne les création et résiliation de contrats.

Vous pouvez définir un nombre de sponsoring (parrainage) avant notification. Par exemple : “super parrain”.

Remplissez les champs selon votre politique de vente.

Délai de paiement : Nombre de jours pour le paiement d’une facture (abonnement)

Renouvellement auto : Défini si le contrat se renouvelle automatiquement.

Jours d’anticipation avant alerte : Selon l’exemple, entre 5 - 16 jours d’anticipation (Jours offerts), une fenêtre demandant de valider l’opération va s’afficher.

Jours d’anticipation avant blocage : Selon l’exemple, toute anticipation supérieure à 16 jours ne sera pas possible.

Pour la résiliation du contrat ou son annulation, vous pouvez ajouter des notifications.

E-Facture

Le processus d'inscription aux e-factures est complexe et c'est pourquoi nous vous invitons à prendre contact avec nous afin de mettre en place correctement ce service.

Enregistrement Six Paynet

Afin de configurer votre compte e-facture, veuillez prendre contact avec nous et nous vous guiderons à travers le processus de mise en place avec nos partenaires.

Une fois cette étape réalisée ensemble, nous vous communiquerons les informations nécessaires pour la configuration d'Echino.

Configuration Echino

Cliquez sur l'icône E-Facture

Voici les informations qui vous sont nécessaires afin de configurer les e-factures dans Echino :

• Nom de l'organisation selon le contrat Six Paynet

• Adresse de l'organisation selon le contrat Six Paynet

• Identifiant API

• Mot de passe API

Numéro d'identification e-facture (PID)

Identifiant : renseigner l'identifiant API
Mot de passe : renseigner le mot de passe API
Nom de l'organisation : renseigner le nom de l'organisation selon le contrat Six Paynet
Numéro d'identification e-facture : renseigner le numéro d'identification e-facture (PID)
Puis renseigner les champs d'adresse selon le contrat Six Paynet

Echino offre la possibilité de mettre en avant les clients souscris aux e-factures via des notifications dans la fiche de membre, ainsi qu'en leurs attribuant une étiquette.

Vous pouvez activer les notifications qui font office d'historique dans la fiche client du membre. Ainsi les inscriptions et désinscriptions seront chaque fois enregistrées et datées. L'étiquette vous permet de les filtrer rapidement afin de retrouver tous vos membres souscris à l'e-facture.

FAQ E-Facture

La gestion des e-factures dans Echino est traitée de manière semi-automatique. Les questions les plus courantes sont détaillées ci-après.

Comment un client peut-il s’inscrire à l’e-facture ?

Un client à deux possibilités pour s’inscrire à l’e-facture :

1. Sur son portail d’e-banking, il peut trouver l’émetteur d’e-facture « NOM DE VOTRE CENTRE » et s’inscrire en fournissant son N° de client ainsi que son adresse e-mail

2. Lors du paiement d’une facture pour votre centre, le portail d’e-banking peut lui proposer de s’inscrire aux e-factures. Le client ne doit alors que fournir son adresse e-mail, le numéro BVR de la facture servant à son identification automatique.

L’e-mail du client est mis à jour lors de son inscription.

Comment savoir si un client utilise l’e-facture ?

Un nouveau champ, non modifiable, est apparu sur la fiche d’information d’un client.

Ce champ s’appelle « Mode de paiement » et possède de base la valeur « Courrier », qui signifie que l’envoie de document de type facture pour cette personne doit se passer par Courrier.

Si le client s’est inscrit à l’e-facture, la valeur du champ sera « E-facture ».

De plus, lors de la création d’une facture ou d’un contrat pour un client E-Facture, un message sera affiché lors de l’étape de prévisualisation des factures générés indiquant que ce client utilise l’e-facture.
Une étiquette, ainsi qu’une notification, est automatiquement mise sur un client lors de son inscription à l’e-facture, afin de les retrouver plus facilement. Cette étiquette est enlevée lors de sa désinscription.

Comment résilier l’e-facture d’un client ?

La résiliation de l’e-facture est automatique lorsqu’un client le fait. Par contre, si l’administration souhaite résilier ce mode de paiement, il faut exécuter plusieurs étapes :

1. Dans Echino, aller sur la fiche client de la personne à résilier. Un bouton « Résilier de l’e-facture » est disponible et va changer son mode de paiement en « Courrier »

2. Aller sur le portail en ligne de SixPayNet (https://portal.paynet.ch/openSession.eval) et s’identifier avec les identifiants requis.

a. Aller dans l’onglet « Relations » du portail en ligne
b. Rechercher le client concerné et changer son statut en « Refusé » en validant les modifications

Aucun message ne sera envoyé au client, il est donc important de le prévenir par un autre canal de communication.

Quels documents sont envoyés par e-facture ?

Toutes les factures générées après son inscription à l’e-facture.

Une différence apparaît lors de la création ou le renouvellement, d’un contrat pour un client sous e-facture. Au lieu d’avoir x factures, il n’y a plus qu’un seul document afin de diminuer les coûts d’un envoi par e-facture.

Comment traiter les e-factures ?

Lors de l’impression des documents pour la mise sous pli, tous les documents e-facture ne seront pas imprimés (lors de l’utilisation du bouton « Imprimer tout »). Un autre bouton fait son apparition sous le nom « Envoyer tout » et permet en un simple clic d’envoyer toutes les e-factures non traitées aux clients (pas besoin de sélectionner des filtres).

Il est possible de régénérer une facture envoyée par e-facture mais il est important de l’imprimer avant d’envoyer de nouvelles e-facture afin d’éviter que le client reçoive la même facture plusieurs fois.

Comment savoir si mes e-factures ont bien été envoyées et/ou comment les retrouver ?

Deux nouveaux filtres, ainsi que deux nouvelles colonnes sont apparus sous le module « Documents »:

1. Filtre « Type d’envoi » : Permet de filtrer les documents sur leur type d’envoi. Une colonne du même nom est affichable dans la liste. Les valeurs possibles sont :

   1. Courrier/Email

   2. E-Facture

2. Filtre « Statut d’envoi » : Permet de connaitre le statut actuel d’un document. Une colonne du même nom est affichable dans la liste. Il y a 4 valeurs possibles :

   1. En attente : le document n’a pas été imprimé ou envoyé

   2. Envoyé : le document a été imprimé ou envoyé

   3. Echoué : l’envoi du document a généré une erreur, il faut nous contacter

   4. Rejeté : le client a rejeté la facture sur son portail e-banking. Prendre contact avec lui ou attendre qu’il se fasse rappeler

Filtres

Permet d’interagir avec la plage de temps (Jours) pour les statistiques dans le module “Contact”

Le paramètre en question aura une influence sur le module contact, dans les statistiques d’entrainement et de tendance d’entrainement.

Général

Configurez les valeurs par défaut de votre configuration général d’Echino.

LSV

Cliquez sur l'icône LSV, puis sur modifier. Vous pourrez par la suite, modifier les champs selon vos préférences.

One Day Trial

Cliquez sur l'icône One Day Trial

Choisissez pendant combien de temps la personne peut venir faire son essai.

Associez un tag (étiquette) à un contact qui fait un jour d’essai (sera visible au check-in par exemple)

Paiement, acompte

Cliquez sur l'icône Paiement, acompte

Vous pouvez limiter le nombre de jours possibles pour l’insertion d’un paiement manuel dans Echino.

= Date du jour+jours max ou date du jour - jour min

Rappel

Lors de la génération des rappels, vous avez la possibilité d’activer le changement de statut du membre. Cela vous permet de voir dans la fiche du membre, le statut de celui-ci. Bien entendu, cela dépend de votre politique de rappel.

Vous pouvez choisir de ne pas rappeler les LSV+/Débits Directs. C’est-à-dire, de ne pas les imprimer.

Définissez vos niveaux de rappels et les documents correspondant. Par défaut, Echino propose des fichiers prédéfinis.

Système caisse

Cliquez sur l'icône “Système caisse”

Au préalable, il vous faut configurer les types de paiement et remboursement ici :

Menu à votre gauche : AUTRES → Types de paiements
Menu à votre gauche : ORGANISATION INTERNE → Type de note de crédit

Si vous disposez d’une caisse avec un afficheur deux lignes, vous pouvez personnaliser celles-ci.

Par exemple :
Ligne 1 : Bienvenue
Ligne 2 : chez Echino

Demander confirmation quittance client : Soit vous choisissez d’imprimer la quittance à chaque fois, soit vous pouvez choisir de l’imprimer ou non.
Désactiver la suppression de contrat en attente : vous pouvez choisir de laisser tous les contrat en attente et ne pas avoir la possibilité de les supprimer.

Le verrouillage automatique permet de sécuriser la caisse en cas d’absence.

Vente en ligne

Les paramètres de la vente en ligne permettent d’insérer les informations concernant le compte Stripe et de définir les préférences de langues, CGV, …

Pour la vente en ligne, nous vous proposons de travailler avec Stripe.

Il est indispensable que vous ayez une page de conditions générales de vente (CGV).

Pour paramétrer les valeurs, il vous faut regarder avec votre webmaster.

Espace membre

L’espace membre permet à vos membres de consulter en tout temps et depuis une page web, leur informations : informations de contact, contrat en cours, absences, …

Avant de vous rendre dans les paramètres, il faut si vous le souhaitez, configurer vos étiquettes.

Pour ce faire, il faut aller dans le module “Organisation Interne” puis dans “Etiquette”

Maintenant que les étiquettes sont créées, vous pouvez vous rendre dans le module “Paramètres”, puis cliquez sur “Espace Membre”.

Il sera possible de reprendre l'étiquette préalablement créée.

Activez ou désactivez les champs que les membres peuvent changer eux-mêmes depuis leur espace.

Vous pouvez configurer des restrictions lors de la création d’absences. Si le membre à un solde en retard trop important, vous pouvez choisir qu’il ne peut pas ajouter de vacances.

Selon votre politique, chaque absence ajoutée peut avoir un minimum, par exemple 7 jours.

Choisissez les raisons d’absences que le membre peut ajouter lui-même depuis son espace. Si une absence pour maladie ou accident requiert un certificat, désactivez la raison et le membre devra soit vous écrire par email ou passer à votre réception avec les justificatifs.

Pour les abonnement de 12 mois, choisissez le nombre total de jours disponibles pour les absences.

Espace membre (style)

Il est temps d’embellir l’espace pour vos membres. Eh oui, vous pouvez personnaliser les couleurs à votre image.

Au besoin, faites appel à votre webmaster.

Intégrez facilement votre code Google Analytics pour suivre vos statistiques.

Ajouter vos logos, images et couleurs pour personnaliser votre espace. Le format des codes couleurs sont en hexadécimal, exemple #ffffff = blanc.

E-mail

Comme dans l’exemple ci-dessous, chaque configuration d’e-mail automatique comporte 2 champs : le sujet et le message.

En cliquant sur l’icône enveloppe, vous envoyez un test e-mail.

En cliquant sur l’icône interrogation, vous ouvrez la fenêtre ci-dessous, avec les champs automatiques possibles. Ces champs se remplissent automatiquement lors de l’envoi des e-mails aux contacts.