Travaux Spécifiques


Introduction

Dans cette section seront abordés des thèmes plus spécifiques qui peuvent contribuer au bon fonctionnement de votre centre


Campagne marketing

Les campagnes marketing vous permettent de communiquer facilement et de manière ciblée avec toutes les personnes présentes dans votre base de données et cela via email ou SMS avec un ordre de priorité si besoin. Avant toute chose, il faut vous assurer d'avoir configuré correctement les services externes d'envoi d'email ou de SMS. Pour ce faire, veuillez consulter la page "service externe" à ce sujet.

Il existe trois types de campagne marketing dans Echino, les campagnes ponctuelles (envoie à un instant T un message), les campagnes automatiques (planifie des campagnes récurrentes qui vont être envoyées à une certaine fréquence) et des campagnes événementielle (campagne qui se déclenchent lors d'un évènement spécifique).

Les campagnes peuvent être envoyées depuis plusieurs interfaces d'Echino en sélectionnant le bouton "Créer une campagne" situé à droite. Les campagnes vont prendre en compte les filtres qui sont utilisés à l'écran. Ainsi, si par exemple, vous vous rendez dans le module "membre", que vous ouvrez la barre des filtres et que vous sélectionnez "statut débiteur - en règle", votre campagne ciblera les membres qui ont un statut débiteur en règle. Vous pouvez combiner plusieurs filtres et étiquettes afin d'obtenir un ciblage précis de votre campagne.


Etape 0 : Modèle de campagne

Vous avez la possibilité de préparer le modèle d'une campagne avant de sélectionner les personnes concernées. Pour faire cela, sélectionner le module "modèle de campagne" depuis le menu de module situé à gauche d'Echino et ensuite choisissez le bouton "ajouter".

Commencez par choisir si votre modèle de campagne est pour une campagne par email ou par sms. Sélectionnez ensuite le nom de votre modèle de campagne.

Vous avez ensuite la possibilité de créer votre campagne directement avec du code source HTML. Si vous sélectionnez cette option, la prochaine étape vous permettra de coller votre code HTML et d'avoir un aperçu de votre modèle de campagne. Une fois que vous êtes satisfait de votre modèle, il vous suffit de passer à la prochaine étape pour sauvegarder votre modèle que vous pourrez utiliser par la suite.

Si vous décidez de ne pas utiliser du code HTML, la prochaine étape d'Echino vous affichera un éditeur afin de créer votre modèle.
Grâce aux éléments proposés, vous pouvez ajouter du texte, des images, deux colonnes, un séparateur ainsi qu'un pied de page.

Echino vous permet de personnaliser le contenu de vos campagnes afin que ceux-ci reprennent des informations propres à chaque destinataire. Pour ce faire, il vous suffit de sélectionner "contenu dynamique" afin d'obtenir une liste déroulante des différentes options disponibles. Cela ajoutera cette information automatiquement pour chaque envoie. Une fois que vous êtes satisfait de votre modèle, il vous suffit de passer à la prochaine étape pour sauvegarder votre modèle que vous pourrez utiliser par la suite.

Utilisez le même procédé pour vos modèles de campagne par SMS.


Etape 1 : Créer une campagne ponctuelle

Comme mentionné précédemment, la première étape afin de créer une campagne est de sélectionner les bons filtres dans Echino en conséquence. Choisissez n'importe quel module dans Echino qui vous propose le bouton créer une campagne (Contact, Client, Membre, Contrat ou Fréquentation).

Votre campagne ciblera les objets affichés. Si vous décidez de faire un tri sur une colonne qui comporte des dates, vous aurez la possibilité de choisir l'option "décalage pour les campagnes".

Cela veut dire que les dates sélectionnées se déplaceront en fonction des dates de votre campagne (Exemple, si vous choisissez des dates qui correspondent à la semaine en cours mais que votre campagne n'est envoyée que la semaine prochaine, le décalage modifiera les dates afin de correspondre à la semaine d'envoi de votre campagne).

N'oubliez pas que vous pouvez faire des combinaisons entre les filtres d'Echino, les filtres de colonnes et les étiquettes.

Une fois que vous êtes satisfait avec votre sélection, choisissez "créer une campagne" et ensuite "créer une campagne ponctuelle".

La prochaine étape vous demandera de choisir un nom pour votre campagne ainsi qu'une description. Cela vous aidera à retrouver vos multiples campagnes. Vous pouvez aussi choisir de recevoir un rapport par email sur l'état de votre campagne. Cela vous donnera des informations utiles concernant le taux d'envoi et d'échec de celle-ci.

Il est important de noter que vous avez un résumé des filtres qui ont été sélectionnés pour la création de votre campagne sur la partie droite d'Echino. Cela vous permet de vérifier encore une fois que vos filtres sont corrects.

La prochaine étape vous demande dans un premier temps si vous voulez créer une nouvelle catégorie de campagne ou non. Cela est important car en cas de désinscription par un membre, cela affectera uniquement la catégorie en question. Il est conseillé de créer une catégorie de type marketing (pour la publicité) et une catégorie de type administratif (pour des informations officielles). Ainsi, si un membre se désinscrit des campagnes de la catégorie marketing, il continuera de recevoir les campagnes de la catégorie administratif.

Vous pouvez aussi exclure de la campagne en cours de création des personnes atteintes par une précédente campagne. Cela est utile si vous n'êtes pas sûr de vos filtres ou si vous ne voulez pas que des personnes reçoivent des campagnes spécifiques. Sélectionnez simplement les campagnes en question afin d'en exclure les participants.

Vous avez ensuite la possibilité de choisir votre stratégie d'envoi. Vous devez choisir au moins une méthode (email ou sms) mais vous pouvez aussi choisir les deux avec un certain ordre de priorité. Ainsi vous pouvez définir de d'abord envoyer un email et si la personne ne possède pas d'email, un sms sera envoyé (ou vice et versa). Définissez aussi le nombre maximum d'envoi par personne. Cela est particulièrement utile lors de campagne automatique.

Lors de la création de votre campagne, vous pouvez choisir d'insérer directement du code HTML ou d'utiliser l'éditeur présent dans Echino.

  • Envoi avec priorité :
    Si défini sur oui, la campagne sera envoyée par Email et SMS.
    Si défini sur non, vous aurez le choix d’envoyer celle ci par Email ou par SMS ou les deux.

  • Nombre d’envoi maximum : Il s’agit du nombre de fois que le client peut recevoir cette campagne. Je conseille de définir cette valeur à 1. Il peut arriver qu’une partie des clients n’aient pas reçu la campagne, en ayant défini ce paramètre à 1 vous pourrez renvoyer la campagne et automatiquement cibler uniquement les clients n’ayant pas reçu la campagne.

La prochaine étape vous permettra de créer le visuel de votre campagne email ou SMS. Vous pouvez à cette étape, charger un modèle de campagne que vous avez déjà préparé et le modifier si besoin.

Pour faire cela, sélectionnez l'option "choisir un modèle". Le sujet de votre email est défini dans le champ sujet présent dans les options. Vous pouvez aussi ajouter du contenu dynamique dans vos blocs de textes grâce au bouton "contenu dynamique".

Ce contenu s'adaptera en fonction de chaque personne concernée. Vous pouvez aussi personnaliser divers aspects visuels de votre email telle que la couleur de fond.

Une fois que vous êtes satisfait avec votre aspect visuel et si vous avez choisi aussi un envoi par sms, vous pouvez passer à l'étape de création de SMS.

Vous pouvez créer votre SMS de campagne ici avec toutefois moins d'options de personnalisation étant donné la nature du SMS. Vous avez tout de même la possibilité d'utiliser des emojis ainsi que de vous envoyer un sms test afin de vérifier le résultat.
Attention à la longueur du SMS qui peux varier d'une personne à l'autre en fonction du contenu dynamique sélectionné.

L'étape suivante vous permet de planifier l'envoi de votre campagne. Sélectionnez la date ainsi que l'heure d'envoi et prenez garde à ce que vous ayez sélectionné le bon fuseau horaire. Il est important de noter que l'heure d'envoi et l'heure de réception du message peux varier si un grand nombre de messages sont envoyés (un grand nombre étant quelques dizaines de milliers).
Vous pouvez aussi sauvegarder la campagne que vous venez de créer en tant que modèle afin de les utiliser par la suite.
Il ne vous reste plus qu'à passer à l'étape suivante pour sauvegarder votre campagne. Celle-ci sera envoyée à l'heure désirée.

Vous pouvez obtenir un aperçu des campagnes, soit en consultant le module "campagne", soit en sélectionnant le module "calendrier" et en précisant la recherche par campagne.


Etape 2 : Créer une campagne automatique

La création d'une campagne automatique reprend exactement le même processus que celui décrit pour une campagne ponctuelle.

La différence survient à l'étape paramètres, durant laquelle vous devez sélectionner une fréquence d'envois. Selon vos choix, vous pouvez définir d'envoyer votre campagne une fois par jour ou jusqu'à une fois par année. Cette fréquence est à vous de choisir. N'oubliez pas de choisir votre heure d'envoi en conséquence ainsi que de bien vérifier le fuseau horaire.

Vous pouvez aussi définir une date de fin de votre campagne. Sinon votre campagne ne s'arrêtera pas.

Vous pouvez aussi sauvegarder la campagne que vous venez de créer en tant que modèle afin de les utiliser par la suite. Il ne vous reste plus qu'à passer à l'étape suivant pour sauvegarder votre campagne. Celle-ci sera envoyé à l'heure désirée.

Vous pouvez obtenir un aperçu des campagnes, soit en consultant le module "campagne", soit en sélectionnant le module "calendrier" et en précisant la recherche par campagne.


Etape 3 : Créer une campagne événementielle

Comme pour la campagne automatique, la campagne événementielle reprend la même marche à suivre que la campagne ponctuelle.

Pour cette campagne, il est d'autant plus important de porter une grande attention au choix des filtres. En effet, ces filtres peuvent être affectés en fonction de l'évènement déclencheur.

Vous pouvez choisir l'événement déclencheur depuis la page "informations générales" grâce à l'option "paramètre de l'événement".

Vous avez en dessous du champ une phrase vous expliquant plus précisément l'évènement déclencheur.

Pour ce type de campagne, il n'y a pas de choix de l'heure d'envoi car cette campagne sera amorcée à chaque évènement déclencheur.

Vous pouvez aussi sauvegarder la campagne que vous venez de créer en tant que modèle afin de l’utiliser par la suite. Il ne vous reste plus qu'à passer à l'étape suivant pour sauvegarder votre campagne. Celle-ci sera envoyée à l'heure désirée.

Vous pouvez obtenir un aperçu des campagnes, soit en consultant le module "campagne", soit en sélectionnant le module "calendrier" et en précisant la recherche par campagne.


Comment attribuer un contrat à un membre

Ci-dessous sera expliqué comment attribuer un contrat à un contact en 5 étapes.

Bien entendu il y a plusieurs façons de faire.

Etape 1/5

Dans votre zone centrale, vous avez votre univers de travail afin de créer un nouveau contrat. Sur votre gauche, vous avez votre fil rouge qui vous suivra tout au long de votre création de contrat. Cela vous permet de garder une vue d’ensemble de votre progression.

Au moment de créer un nouveau contrat, votre premier choix est celui d’ajouter un contrat à un contact existant ou d’en créer un nouveau. Si vous décidez de choisir un contact existant, le champ «rechercher un contact existant» vous permet de parcourir tous contacts existants. Une fois sélectionné, les champs se compléteront automatiquement.

Si vous voulez créer un nouveau contact, il suffit de remplir les informations générales.

Les champs possédant le symbole “ “ ont une recherche automatique. Cela signifie qu’ils s’autocompléteront au fur et à mesure que vous entrez l’information.

Il est important de noter que les champs avec le symbole “ “sont obligatoires.

Par défaut, l’adresse de facturation reprend automatiquement l’adresse de domicile. Vous pouvez cependant changer l’adresse de facturation ainsi que la personne si besoin.

Les flèches présentes en haut à droite de votre écran vous permettent de passer à la prochaine étape. Tant que la flèche reste grise, cela veut dire que des informations sont manquantes. Une fois que celle-ci passe en bleu, vous pouvez passez à la prochaine étape.


Etape 2/5

Dans un premier temps, il faut définir les dates de début du contrat et date de début effectif.

La date du début du contrat indique la date à laquelle le contrat commence. Le début effectif indique la date à laquelle le client peut commencer à utiliser votre infrastructure, On peut donc lui “offrir” des jours d’anticipations. Durant cette période, le client peut avoir accès mais il n’est pas encore dans les dates de son contrat.

Une fois que vous avez entré les dates du début du contrat et de début effectif, les jours d’anticipation seront calculés automatiquement. Vous pouvez aussi ajouter le nombre de jours d’anticipation manuellement et Echino vous calculera automatiquement les dates correspondantes.

La date d’échéance indique la date d’échéance de la première facture. Comme pour la date de début du contrat et de début effectif, le délai de paiement est calculé automatiquement.

Il y a aussi la possibilité d’ajouter la date de signature du contrat.

Vous pouvez aussi ajouter un vendeur lié à ce contrat grâce au champ prévu à cette effet et donc avoir la possibilité de le commissionner par la suite. N’oubliez pas le champ autocompleteur indiqué par le symbole “ “.

La dernière étape est l’ajout d’un partenaire si votre nouveau client en a le droit et qui lui offre un éventuel rabais. La aussi, vous avez un champ avec autocompleteur.

Le partenaire est une entreprise qui a un lien privilégié avec votre centre. Il aura donc le droit à certaines réductions ou autres avantages. Cela n’est PAS un parrain qui lui est un autre client de
votre centre.

N’oubliez pas la différence des flèches situées en haut à droite de votre écran. Une flèche grise indique qu’il manque une action ou information pour passer à la prochaine étape. Une flèche bleue indique que l’on peut passer à la prochaine étape.


Etape 3/5

Vous avez à présent la possibilité de rajouter les objets liés au présent contrat. Ces objets peuvent être des abonnements, articles, rabais, bons et acomptes. Pour ajouter un objet, il suffit de sélectionner le symbole .

• Un abonnement, comme son nom l’indique, est l’abonnement choisi pour votre centre.
• Un article est un objet qui se rajoute à son abonnement (ex: les frais d’inscription, un bon,...).
• Le rabais est un pourcentage qui s’applique à l’intégralité de l’abonnement qui le permet.
• Un bon est une somme qui sera déduite de la première ou dernière facture suivant votre sélection.
• Un acompte est une somme qui est déjà payée avant que le contrat soit défini.

Lors de la création de l’abonnement, vous devez définir les tranches ainsi que l’intervalle de facturation.
Le nombre de tranches donne le découpage de la facture tandis que l’intervalle indique en mois la durée entre chaque tranche (ex: un abonnement de 12 mois avec 3 tranches et 1 intervalle devrait être payée premier, deuxième et troisième mois).

Une fois que vous avez fini de préparer le contrat, Echino vous indique le récapitulatif de cet abonnement.

Le chiffre à donner en pourcentage est en décimale. Cela veut dire que 0.2 donne un rabais de 20%.

Vous avez la possibilité d’enlever un rabais attribué par défaut en le désélectionnant.


Etape 4/5

Cette fenêtre vous montre un résumé du contrat que vous venez de créer. C’est ici que vous pouvez rajouter un parrain sur le contrat. Si vous sélectionnez «oui», une barre de recherche s’affichera et vous pourrez ainsi entrer le nom du parrain.

Cette fenêtre ne vous permet pas de modifier le contrat en cours. Elle sert de résumé du travail précédant. Si vous souhaitez modifier le contrat, utilisez les flèches en haut à droite prévues à cette effet.

Le parrainage offre une période au parrain. La durée de la période offerte dépend des préférences de votre centre et sont fixées à l’avance. Un membre peut avoir qu’un seul parrain. Il est donc possible que cette option ne soit pas affichée si un parrain est déjà présent.


Etape 5/5

La dernière phase de la création d’un contrat vous permet d’ajouter des documents qui sont générés automatiquement au contrat. Ces documents sont directement générés avec les informations que vous avez saisies auparavant.

Les documents sont générés et liés au contrat mais pas imprimés automatiquement. Pour les imprimer, il faut faire cela depuis le module “Documents”

 

Une fois cette étape finie, vous aurez trois choix possibles:
• Revenir à la liste des contrats
• Aller à sa fiche client
• Créer un nouveau contrat