08 - Lagerverwaltung


Wie der Name schon sagt ermöglicht das Modul “Lagerverwaltung” ein vollständiges Inventar der Produkte die Sie verkaufen zu führen (ob Material oder Getränke, Lebensmittel, …). Sie können auch Ihre Lieferanten, Ihre Bestellungen, Ihre Lieferantenrechnungen und die Warenbeschaffung verwalten.


Einen Lieferanten hinzufügen

Zuerst müssen Sie Ihren oder Ihre Lieferanten hinzufügen. Nichts ist einfacher, es genügt wenn Sie im Menü links → Kontakt gehen und dann hinzufügen. Wählen Sie Unternehmen als Art des Kontakts wenn es sich um ein Unternehmen handelt und folgen Sie den Ablauf.

Dann gehen Sie in das Modul Lagerverwaltung und klicken Sie unten auf Lieferanten und fügen Sie Ihren oder Ihre Lieferanten hinzu.

Klicken Sie auf Hinzufügen und ein Fenster erscheint für die Erstellung eines Lieferanten. Wählen Sie Ihren zuvor erstellten Kontakt. Bei Bedarf können Sie den Namen der erscheinen muss ändern.

So, jetzt sind Ihre Lieferanten erfasst. Sie müssen die entsprechenden Artikel die verkauft werden hinzufügen.


Artikel

Beschreibung zum Anlegen von Artikeln in Echino.


Erstellung

Nachdem Sie Ihren oder Ihre Lieferanten hinzugefügt haben, dann müssen Sie nun die Artikel die im Verkauf sein werden hinzufügen.

Menü links → Artikel

Klicken Sie auf Hinzufügen um einen neuen Artikel zu erstellen.

 

Name : Name Ihres Artikels der angezeigt wird
Eindeutige Kennung : ermöglicht den Artikel zu identifizieren
Beschreibung : z.B., 250 ml
Unterliget Rabatt : ja oder nein
Ablaufdatum : Datum bis wann Ihr Artikel im Verkauf steht
MWST : wählen Sie den angewendeten Satz (zuvor konfiguriert)
Inkl. MWST? : ja oder nein
Preis : Angezeigter Preis
Zentrum : In welchem Zentrum der Artikel verkauft wird (wenn in allen Centers verkauft, Holding anwählen)

 

 

 

 

 

Strichcode : dank einem Strichcodeleser können Sie den zum Artikel betreffenden Code hinzufügen
Kategorie : z.B., Getränke (zuvor konfiguriert)
Sichtbarkeit : Nach Wahl gemäss Ihrer Verkaufspolitik
Beschreibung (digitaler Vertrag) : angezeigte Beschreibung im digitalen Vertrag
Zahlungbedingung : personalisiert, bar, alles bar (wenn personalisiert, wählen den Mindestbetrag der zu bezahlen ist)
Den Preis anfragen : ermöglicht den Preis zu wählen wenn aktiviert (während des Verkaufs)

Dann das Erstellungsverfahren bis zum Schluss befolgen.


Lagerverwaltung

Wenn Ihr Artikel erstellt ist müssen Sie jetzt den Lagerbestand mit dem Hinzufügen der Kaufinformationen verwalten.

In Ihrem Artikel im oberen Menü wählen Sie Lagerverwaltung.

Auf der rechten Seite des Bildschirmes klicken Sie auf Ändern, dann gehen Sie zum Register Lagerverwaltung und dann unten rechts klicken Sie auf + Einen neuen Artikel erstellen. Ein Fenster öffnet sich dann.

Namen anzeigen: Name des angezeigten Artikel im Lager
Beschreibung: z.B. die Menge, 3dl
Einheit: wählen Sie wie Ihr Artikel verkauft wird (Einheit zur Auswahl, Liter, Kg)
Kanban : Minimale Menge um einen zukünftigen Lagerfehlbestand zu warnen mit Benachrichtigung für eine Bestellung
Maximum : maximal gespeicherte Menge (je nach verfügbarem Platz z.B.)
Lieferant : wählen Sie zu welchen Lieferanten der Artikel gehört (vorher hinzugefügt)
MWST : wählen Sie den angewendeten Satz
Einheitspreist inkl. MWST : fügen Sie Ihren Stückpreis inkl. MWST
Berechnungsmethode : nach Wahl Fifo (first in first out = erster in erster raus)
Filo (first in last out = erster in letzter raus), gewichteter Durchschnitt

 

Wenn alle Informationen erfüllt sind und die Erstellung bestätigt ist, dann müssen Sie noch einen Benutzungswert hinzufügen und dann unten rechts auf Speichern klicken.

Zum Beispiel: Sie kaufen Proteinriegel nach Einheit, aber Sie verkaufen diese per 5 Einheiten, dann müssen Sie im Register Benutzung 5 erfassen.

In der Regel ist der Benutzungswert 1, d.h., dass der gekaufte Artikel per Einheit verkauft wird.


Artikel in der Lagerverwaltung hinzufügen : Bestandseingang oder Bestellung

Sie haben zwei Möglichkeiten um einen Artikel in der Lagerverwaltung hinzufügen :

  1. Einen Bestandseingang erstellen

  2. Eine Bestellung erstellen

1. Einen Bestandseingang erstellen

Klicken Sie rechts auf Bestandseingang.

Sie müssen eine Organisation wählen, d.h. ein Center, dem der Lagereintrag zugeordnet ist.

 

 

Organisation : Standort, dem der Lagereintrag zugeordnet ist
Artikel : Artikel wählen
Menge : Wert der eingegebenen Menge
Einkaufspreis pro Stück inkl. MWST : Sie haben immer noch die Möglichkeit den Einkaufspreis zu ändern, andernfalls wird der zuvor eingegebene Standardwert übenommen

 

 

Es ist möglich, dass eine Warnmeldung erscheint, wenn Sie zum ersten Mal diesen Artikel im Lager hinzufügen. Klicken Sie auf ja für die Bestätigung.

Nach dem Hinzufügen des Artikels werden Sie im Hauptfenster der Lagerverwaltung den Lagerstatus sehen.


2. Eine Bestellung erstellen

Klicken Sie rechts auf Bestellung erstellen.

Sie müssen eine Organisation wählen, d.h. ein Center, dem eine Bestellung zugeordnet ist.

 

 

 

Bestelldatum : Standard heute
Datum der erwarteten Lieferung : um Ihren Lieferanten zu informieren
Lieferant : Wählen Sie aus den Vorschlägen
Referenznummer : Ihre interne Bestellnummer
Kommentare : Fügen Sie gegebenenfalls Kommentare für Ihren Lieferanten hinzu

 

 

 

 

Beim nächsten Schritt fügen Sie die Artikel für Ihre Bestellung ein. Suchen Sie die Artikel Ihres Lieferanten.

 

Um einen Artikel zu bestätigen müssen Sie die gewünschte Menge hinzufügen.

Klicken Sie auf das Symbol “+” um einen weiteren Artikel an die Bestellung hinzufügen.

Wenn ein Fenster Achtung beim nächsten Schritt erscheint, heisst dies, dass ein oder gewisse Artikel noch nicht am Lager sind. Klicken Sie auf ja um weiterzufahren.

Beim nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit Ihre Bestellung per E-Mail zu senden und einen Bestellschein im Excel Format zu generieren.

Beispiel eines gesendeten E-Mails :


Lieferantenrechnung

Klicken Sie rechts auf Eingabe Lieferantenrechnung.

Sie können nach einer Bestellung über Echino suchen und wenn nichts erscheint werden Sie Ihre Bestellung manuell eingeben.

Wählen Sie Ihre Bestellung aus, falls diese angezeigt wird und gehen Sie zum nächsten Schritt.

Dies ist optional, aber Sie können die Informationen der Felder für Ihre interne Organisation ausfüllen.

In den Zeilen die die Artikel der Bestellung anzeigen gibt es eine Kontrollkästchenoption. Es geht darum zu informieren ob Sie den Artikel erhalten haben oder nicht. Andernfalls müssen Sie eine Lieferung später in Empfang nehmen.

Führen Sie die letzten Schritte aus, um die Abrechnung zu validieren.


Eine Lieferung empfangen

Klicken Sie rechts auf Eine Lieferung empfangen.

Finden Sie eine Rechnung über Echino.

Sie können Kommentare hinzufügen, z.B.: alles i.O.

Gehen Sie zum nächsten Schritt.

In den Zeilen der bestellten Artikel müssen Sie die erhaltene Menge angeben wenn diese anders ist als die bestellte Menge. Ansonsten lassen Sie es wie es ist.

Gehen Sie zum nächsten Schritt und bestätigen Sie mit ja.

So, jetzt haben Sie eine Lieferung empfangen und die Artikel wurden Ihrem Lager hinzugefügt.


Bestands Retoure erstellen

Klicken Sie rechts auf Bestands Retoure erstellen.

Suchen Sie die Rechnungen oder eine Lieferung für eine bestimmte Organisation und einen Lieferanten. Es ist möglich diesen Schritt zu überschreiben und die Retourartikel manuell zu erfassen.

Geben Sie in der Zeile des Artikels die zurückgegebene Menge ein.

Speichern und zum nächsten Schritt gehen.


Bestandsverlust

Ein Bestandsverlust ermöglicht Ihnen z.B. im Falle einer Bestandsaufnahme den Mangel an Lagerbeständen zu erfassen.

Klicken Sie unten auf Verlusttypen.

Wählen Sie rechts auf Hinzufügen.

Erstellen Sie Ihren Bestandsverlust.

Zum Beispiel :
Namen anzeigen : Diebstahl
Beschreibung : Ladendiebstahl

Dann validieren. Fügen so viele Bestandsverluste hinzu wie nötig.

 


Bestandsverlust erstellen

Wenn Ihnen einen Artikel im Lagerbestand fehlt, dann handeln Sie wie folgt.

Klicken Sie rechts auf Bestandsverlust erstellen.

Wählen Sie wo der Verlust vermerkt werden soll. Dann klicken Sie auf Bestätigen.

Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Bestätigen.


Eine Inventur erstellen

Klicken Sie rechts auf Eine Inventur erstellen.

 

Geben Sie die Inventarinformationen ein.

Organisation : dort wo das Inventar gemacht wird
Anfangsdatum : Datum des Inventars
Namen anzeigen : Sie können die Standardeinstellung durch Ihren eigenen Text ändern
Beschreibung : Sie können die Standardeinstellung durch Ihren eigenen Text ändern
Automatische Suche der Lagerartikel : lassen sie die automatische Suche der Artikel aktiv wenn Sie alle Artikel suchen wollen

Gehen Sie zum nächsten Schritt. Ihre Artikel erscheinen, nach Bedarf können Sie Artikel löschen mit dem Klick auf “X” rechts von jeder Zeile.

Fahren Sie fort und speichern Sie, schliessen Sie ab. Dann gelangen Sie auf die Inventarliste.

Ihr Inventar sieht so aus. Rechts finden Sie ein Menü für die Zählung zu starten.

Um Sie in Ihrem Inventar zu helfen, wählen Sie Zählungsformular erstellen. Es ist eine Excel Datei die editier- und druckbar ist.

Starten Sie die Zählung dank Ihrer im voraus ausgefüllten Excel Datei.

Ein Bestätigungsfenster erscheint. Klicken Sie auf Ja.

Machen Sie Ihr Inventar und klicken Sie auf Ergebnisse erfassen.

Jede Zeile enthält ein Feld Zählung. Übertragen Sie die Werte aus Ihrer Excel Datei. Dann gehen Sie zum nächsten Schritt.

Jetzt muss man das Inventar beenden. Um dies zu machen müssen Sie auf die Hauptseite zurückgehen.

Klicken Sie oben auf Inventuren.

Wählen Sie Ihr Inventar aus um es zu beenden und klicken Sie auf Öffnen (oder Doppelklick auf das gewählte Inventar). Im Beispiel die blaue Linie.

Dann klicken Sie auf Zählung beenden. Und das wars!


Inventurbericht

Der Inventurbericht ermöglicht Ihnen eine Excel Datei mit dem gesamten Verlauf zu generieren (Eingänge, Ausgänge, Verluste, …). Auf diese Weise können Sie einige wichtige Statistiken und Informationen zu Ihren Produkten extrahieren.


Bestandswert

Der Bestandswert ermöglicht Ihnen eine Excel Datei mit allen Artikeln am Lager, dem Wert von jedem einzelnen Artikel und mit dem gesamten Wert zu generieren.