03 - Echino Einstellungen
- 1 Abwesenheit
- 2 API
- 2.1 Milon
- 2.2 Technogym MyWellness
- 2.3 eGym
- 2.4 TBS
- 2.5 Qualicert
- 3 Kampagne: E-Mail & SMS
- 4 Check-in
- 5 Buchhaltung
- 6 Digitaler Vertrag
- 7 Vertrag & Kündigung
- 8 Elektronische Rechnung
- 8.1 Eintragung Sixpaynet
- 8.2 Konfiguration von Echino
- 8.3 FAQ E-Rechnung
- 8.3.1 Wie kann sich ein Kunde für die E-Rechnung einschreiben?
- 8.3.2 Woher wissen, ob ein Kunde die E-Rechnung verwendet?
- 8.3.3 Wie kündigt man die E-Rechnung eines Kunden?
- 8.3.4 Welche Dokumente sind per E-Rechnung gesendet?
- 8.3.5 Umgang mit E-Rechnungen?
- 8.3.6 Wie kann ich wissen ob eine E-Rechnungen wurden geschickt und/oder wie können wir sie finden?
- 9 Filtern
- 10 Allgemein
- 11 LSV
- 12 One Day Trial
- 13 Zahlung, Vorauszahlung
- 14 Mahnung
- 15 Kassensystem
- 16 Online Verkauf
- 17 Mitgliederbereich
- 18 Mitgliederbereich (Art)
- 19 E-Mail
Im Modul Einstellungen können Sie die Einstellungen und / oder Konfigurationen global verwalten, um sie auf Ihr Center anzuwenden.
Die Echino Einstellungen können jederzeit geändert werden. Sie ermöglichen Ihnen Ihre Verwaltungsrichtlinie zu definieren, indem Sie Ihre Entscheide personalisieren sowie die Art und Weise wie Sie Ihr(e) Center(s) verwalten möchten.
Abwesenheit
Abwesenheiten sind sehr nützlich bei der Verwaltung Ihres Centers. Im Modul “Einstellungen” → “Abwesenheit” werden Sie einzig die Sichtbarkeit von Abwesenheiten im “Check-In” definieren können.
Mehr Informationen über die Abwesenheiten und Abwesenheitsgründe sind im Kapitel “Grundeinstellung” verfügbar.
API
Durch die Verwendung einer API können Sie ein vorhandenes Programm verwenden, anstatt es neu zu entwickeln. Um diese zu benützen verlangen die meisten API einen Schlüssel, manchmal auch zwei. Mit diesem Schlüssel kann Sie die API identifizieren als Benützer mit den erforderlichen zur Nutzung der API.
Während der Konfiguration der API können Sie auswählen, auf welche Zugriffsschlüssel sie angewendet werden sollen.
Bei Bedarf können Sie für die Konfiguration der API den Support von Echino kontaktieren.
Milon
Wenn Sie in Echino einen neuen Kunden erfassen, dann wird dieser ebenfalls in Milon erfasst sein (inkl. Zugangsdaten, wie z. B. RFID Karte). Sie können in diesem Fall den Kundenimport benützen, um sie alle in Milon zu verknüpfen / zu erstellen.
Die Aktualisierung von Daten ist einseitig. Dies findet statt nur von Echino zu Milon (ein in Echino modifizierter Kunde wird in Milon aktualisiert und nicht umgekehrt).
Die Check-In-Veranstaltungen Ihrer Kunden werden ebenfalls an Milon gesendet.
Um Milon zu konfigurieren benötigen Sie:
Nutzername
API Schlüssel
Technogym MyWellness
Wenn Sie in Echino einen neuen Kunden erfassen, dieser wird ebenfalls in MyWellness erstellt (sowie seine Zugangsdaten, wie z. B. RFID Karte). In diesem Fall ist es möglich den Kundenimport zu benützen, um alle Kontakte in MyWellness zu verknüpfen / zu erstellen.
Die Aktualisierung von Daten ist einseitig. Dies findet statt nur von Echino zu MyWellness (ein in Echino modifizierter Kunde wird in MyWellness aktualisiert und nicht umgekehrt).
Die Check-In-Veranstaltungen Ihrer Kunden werden ebenfalls an MyWellness gesendet.
Um Technogym zu konfigurieren benötigen Sie:
API Schlüssel
Nutzername
Passwort
Nutzername der Applikation
Für jedes Ihres Centers, wo Sie diese Dienstleistung benützen müssen Sie bei MyWellness einen Centernutzername verlangen (genannt FacilityUrl aus MyWellness Seite). Sie müssen dann diesen Nutzername in die Datei Ihres Centers kopieren (Echino Unternehmen und Organisation öffnet der Register "MyWellness").
eGym
Wenn Sie in Echino einen neuen Kunden erfassen, dieser wird ebenfalls in eGym erstellt (sowie seine Zugangsdaten, wie z. B. RFID Karte). In diesem Fall ist es möglich den Kundenimport zu benützen, um alle Kontakte in eGym zu verknüpfen / zu erstellen. Die Aktualisierung von Daten ist einseitig. Dies findet statt nur von Echino zu eGym (ein in Echino modifizierter Kunde wird in eGym aktualisiert und nicht umgekehrt).
Die Check-In-Veranstaltungen Ihrer Kunden werden ebenfalls an eGym gesendet.
Im eGym System müssen die E-Mailadressen eindeutig sein. Im Fall, dass zwei Personen die gleiche E-Mailadresse haben, dann wird nur die erste von beiden Personen mit eGym gesendet/verbunden sein.
Um eGym zu konfigurieren benötigen Sie:
API Schlüssel
TBS
Die TBS Geräte sind über einen Cloud-Server verbunden, TBS Cloud genannt. Die Peripheriegeräte haben daher eine gemeinsame Datenbank, weil die lokal verfügbaren Daten begrenzt sind.
Die Synchronisierung mit Echino ermöglicht die automatische Zuweisung der Zugänge für jeden Echino Kontakt, dank einem Vergleich der Zugänge des Kontakts mit den in den Zugangskontrollen enthaltenen Schlüsseln.
Um TBS zu konfigurieren benötigen Sie:
Standortidentifikation
Identifikations Token
Qualicert
Um Qualicert zu konfigurieren benötigen Sie:
Nutzername
Passwort
API-Link (url)
Provedeid
Kampagne: E-Mail & SMS
In dem E-Mail & SMS Einstellungen können Sie definieren durch welchen Lieferanten Ihre E-Mails und SMS gesendet werden.
Dieser Teil ist sehr wichtig um Ihre Dokumente (Verträge, Rechnungen, Kampagnen) an Ihrem Kund zu senden. Sie müssen einen E-Maillieferanten konfigurieren.
Das gleiche gilt für die SMS, wenn Sie SMS an Ihren Mitgliedern senden möchten, dann müssen Sie Ihren SMS-Lieferanten eintragen.
Für die Sendung Ihrer Kampagnen/Dokumente können Sie ein E-Mail-Lieferanten parametrieren: Sendgrid, Mandrill oder persönliches E-Mail.
Sendgrid
E-Mail als Absender angezeigt: E-Mail, die die Empfänger sehen.
Name als Absender angezeigt: Namen, die die Leute sehen werden, wenn sie die E-Mail erhalten.
Benutzername und SendGrid Passwort: Übernehmen Sie die gleichen Login-Informationen wie für die Website.
Wir empfehlen Ihnen SendGrid für die Konfiguration Ihrer E-Mailsendungen.
Im Kapitel “Verträge mit Dritten” erfahren Sie wie Sie konfigurieren müssen.
Mandrill
E-Mail als Absender angezeigt: E-Mail, die die Empfänger sehen.
Name als Absender angezeigt: Namen, die die Empfänger sehen werden, wenn sie die E-Mail erhalten.
API-Schlüssel Mandrill: Diese finden Sie auf der Mandrill Website.
Persönlicher Server
E-Mail als Absender angezeigt: E-Mail, die die Empfänger, die die E-Mail erhalten haben, sehen.
Name als Absender angezeigt: Der Name, den die Empfänger sehen, wenn sie die E-Mail erhalten.
Ihre E-Mailadresse: E-Mail zum Senden von Kampagnen.
Passwort: das mit Ihrer E-Mailadresse konfigurierte Passwort.
FTP Serveradresse: URL Ihres persönlichen E-Mail-Verwaltungsservers.
Server Port: Serverausgangsport.
Der SMTP Server sowie der Port sind einfach auffindbar. Zum Beispiel über www.arclab.com.
Wenn alle Informationen ergänzt sind, müssen Sie den SMTP Server testen. Klicken Sie auf dem Knopf “Test durchführen”. Wenn der Test erfolgreich war, dann haben Sie die Möglichkeit Ihre Änderungen zu speichern mit einem Klick unten rechts auf “Speichern”. Sie haben dann die Möglichkeit die Konfiguration zu testen mit einem Klick auf dem Knopf “Ein E-Mail senden”.
Glückwunsch, Ihre E-Mail-Sendekonfiguration ist jetzt abgeschlossen.
SMS
Für Ihre SMS-Kampagnen funktionieren wir mit dem Anbieter Twilio (englische Plattform).
Je nach Bedarf können Sie Ratschläge beim Kundendienst von Echino einholen.
Twilio
Telefonnummer: Konfigurierte Telefonnummer bei Twilio.
Twillio Konto-ID (SID): Serie von 34 Zeichen in Ihrem Twilio Konto zu suchen.
Twilio Authentifizierungstoken (AUTH TOKEN): In Ihrem Twilio Konto zu suchen.
Check-in
Der Check-In ist der Standort, wo Sie den Eintritt von Personen sehen, die tagsüber in Ihrem Center gekommen sind. Um die Check-In zu sehen müssen Sie in das entsprechende Modul “Anmeldung” gehen.
In den Einstellungen werden Sie einzig Ihre Präferenzen ändern können und nicht die Check-In konsultieren.
Begrenzen Sie die Pop-Up Anzeigezeit: ja / nein
Dauer in Millisekunden: 1 Sekunde = 1000 Millisekunden
Aktivieren Sie das Pin-Code Check-In: ja / nein (Ermöglicht das Sperren des Check-in-Moduls mit einem PIN-Code)
Manuelle Verwaltung von Schlüsselkollisionen: ja / nein, manuelles Verwalten von Schlüsselproblemen bei der Mitgliederidentifikation.
Anzeige des zusätzlichen Inhalts: ja / nein, dieser zusätzliche Inhalt ist je nach Center und Wünsche personalisiert und kann beim Check-In eingesehen werden.
Zuordnung RFID Karte aktivieren: ja / nein, ermöglicht ein RFID Badge zuzuweisen, z.B., bei der Anmeldung, ohne in die Datei des Mitglieds zu gehen.
Aktivieren: ja / nein
Rahmenfarbe: personalisierte Farbe für die Hervorhebung.
Textanzeige in der Titelleiste: Text in der Kopfzeile personalisieren, z. B. “VIP Mitglied”.
Zugangsschlüssel: wählen Sie den/die markierten Zugangsschlüssel.
Buchhaltung
Hier können Sie die den Abrechnungszeitraum und alle die Konten verwalten.
Mit einem Klick unten rechts auf “Ändern” können Sie den Abrechnungszeitraum und die Konten personalisieren. Sie können jederzeit zu den Standardeinstellungen zurückgehen mit einem Klick unten links auf “Standardeinstellungen zurücksetzen”.
Digitaler Vertrag
Der digitale Vertrag ermöglicht Verträge auf vereinfachte Weise abzuschliessen. Es ist sehr praktisch den digitalen Vertrag ab einem Tablet zu benützen.
Label während Vertragslaufzeit: ermöglicht ein Label hinzufügen, um digitale Verträge einfach zu finden. .
Hilfenachrichten anzeigen: bei der Erstellung von digitalen Verträgen können Hilfenachrichten am unteren Bildschirmrand angezeigt werden.
Bildaufnahme deaktivieren: ja / nein, wenn Sie das Mitglied nicht fotografieren müssen können Sie deaktivieren.
RFID Schritt deaktivieren: ja / nein, wenn Sie RFID nicht benützen (Badge, Karte, ...), deaktivieren Sie es.
Höchster mit einer Gutschrift kombinierbarer Rabatt: wählen Sie den höchsten Betrag, der auf einen Vertrag abgezogen werden kann mit gesammelten Gutscheinen.
Art der Standardverlängerung: entweder lassen Sie den Verkäufer zwischen verlängerbar oder nicht entscheiden, oder Sie treffen eine auferlegte Wahl.
Zukünftige Begrenzung in Monaten: wie viele Monate in der Zukunft erlauben Sie den Vertragsbeginn.
Maximale Summe für Vermittlung: maximale Anzahl von Sponsorentagen.
Labels, wenn Einschränkung in Monaten überschritten ist:
Organisation (Zahlungsbedingung): wählen Sie an welche(m) Center(s) die Bedingungen gelten. Standardmässig “Alle Centers”.
Text “allgemeine Bedingungen”: geben Sie hier Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen ein.
Verkaufsart autorisiert: wählen Sie zwischen “Barzahlung”, “Akontozahlung” oder “Bar- und Akontozahlung”. .
Rabattkumulierung zulassen: ja / nein, wählen, ob Sie die Verwendung mehrerer Rabatte zulassen wollen.
Gutscheinkumulierung zulassen: ja / nein, wählen, ob Sie die Verwendung von mehreren Gutscheinen zulassen wollen.
Der Dokumentendruck aktiviert: ja / nein, wenn Sie die Dokumente ausdrucken wollen (Vertrag, Mitgliedskarte, …)
Mindestalter für die Verträge: gemäss Ihrer Verkaufspolitik.
Preisvorschläge wegnehmen: ja / nein, der unterschiedliche Preis nicht wählen lassen.
Deaktivieren “Grund für die Datumsänderung”: ja / nein, wenn Sie ein anderes Datumsbeginn des Vertrages wählen als das Tagesdatum, wo dieser unterzeichnet wird, können Sie wählen den Änderungsgrund zu rechtfertigen.
Artikelverkauf ohne Akonto: ja / nein
Die Benützung von Gutscheinen auf Artikel erlauben: ja / nein, die Gutscheine sind Summen.
Die Benützung von Rabatten auf Artikel erlauben: ja / nein, die Rabatte sind Prozente.
Sendung von Rechnungen für Artikel per E-Mail: ja / nein
Eine Probezeit einrichten
Zugangsschlüssel: wählen Sie den Schlüssel, der den Zugang zum Center ermöglicht.
Anzahl Zugänge: wenn Sie die Anzahl Zugänge begrenzen möchten, die eine Person darf, versuchen können.
Maximale Zugangsdauer in Tagen: wieviel Zeit geben Sie für den Probezeitzugang.
Einen Tag zum Kontakt hinzufügen? ja / nein
Label: wählen Sie ein vordefiniertes Label.
Vertrag & Kündigung
In diesem Kapitel können Sie Ihre Politik in Bezug auf die Erstellung und auf die Kündigung der Verträge definieren.
Sie können eine Anzahl Vermittler (Sponsoren) definieren vor der Benachrichtigung. z. B. “Sponsor”.
Füllen Sie die Felder gemäss Ihrer Verkaufspolitik.
Die vorgezogenen Tage sind die Anzahl Tage zwischen dem Vertragsbeginn und dem effektiven Beginn. Es ist die Anzahl vorgezogenen Tage wo das Mitglied in das Center Zugang hat vor dem effektiven Beginn seines Vertrags.
Sie haben die Möglichkeit ein automatisch gesendetes E-Mail bei der Vertragsunterzeichnung zu konfigurieren.
Für die Kündigung oder Stornierung des Vertrags können Sie Benachrichtigungen hinzufügen.
Elektronische Rechnung
Die Registrierung für E-Rechnungen ist komplex, deshalb schlagen wir Ihnen vor mit uns Kontakt aufzunehmen, um diesen Dienst korrekt einzurichten.
Eintragung Sixpaynet
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, um Ihr E-Rechnungskonto zu konfigurieren. Wir führen Sie durch den Einrichtungsprozess mit unseren Partnern.
Sobald dieser Schritt gemeinsam abgeschlossen wurde, stellen wir Ihnen die Informationen zur Verfügung, die für die Konfiguration von Echino erforderlich sind.
Konfiguration von Echino
Klicken Sie auf das Symbol Elektronische Rechnung
Nachfolgend die Informationen, die Sie benötigen, um die E-Rechnungen in Echino zu konfigurieren:
Name der Organisation gemäss Six Paynet Vertrag
Adresse der Organisation gemäss Six Paynet Vertrag
API-ID
API Passwort
Identifikationsnummer E-Rechnung (PID)
Nutzername: geben Sie die API-ID ein
Passwort: geben Sie das API-Passwort ein
Name der Organisation: geben Sie den Namen der Organisation gemäss Six Paynet Vertrag ein
Identifikationsnummer E-Rechnung: geben Sie die Identifikationsnummer der E-Rechnung (PID) ein,
dann füllen Sie die Adressfelder gemäss Six Paynet Vertrag ein
Echino gibt die Möglichkeit die an die E-Rechnung abonnierten Kunden mittels Benachrichtigungen in die Mitgliedsdatei hervorzuheben, sowie ihnen ein Label zuzuweisen.
Sie können die Benachrichtigungen aktivieren die als Verlauf in der Kundendatei des Mitglieds fungieren. So werden Anmeldungen und Abmeldungen jedes Mal aufgezeichnet und datiert. Das Label ermöglicht Ihnen alle Ihre an die E-Rechnung abonnierten Mitglieder schnellsten zu filtrieren und ausfindig zu machen.
FAQ E-Rechnung
Die Verwaltung von E-Rechnungen in Echino erfolgt halbautomatisch. Die häufigsten Fragen sind nachfolgend aufgeführt.
Wie kann sich ein Kunde für die E-Rechnung einschreiben?
Ein Kund hat zwei Möglichkeiten sich für die E-Rechnung anzumelden:
Auf seinem E-Banking Portal kann er den Absender der E-Rechnung finden “NAME IHRES CENTERS” und sich registrieren unter Angabe der Kundennummer und der E-Mailadresse.
Bei der Zahlung einer Rechnung für Ihr Center, das E-Banking Portal kann ihm vorschlagen sich für die E-Rechnungen zu registrieren. Der Kund muss seine E-Mailadresse angeben, die ESR Nummer der Rechnung dient der automatischen Identifizierung.
Die E-Mailadresse des Kunden wird der Registrierung aktualisiert.
Woher wissen, ob ein Kunde die E-Rechnung verwendet?
Ein neues Feld nicht veränderbar erscheint auf das Kundeninformationsblatt.
Dieses Feld heisst “Zahlungsart” und besitzt grundlegend den Wert- “Mail” was bedeutet, dass die Sendung eines Dokumentes Typ Rechnung für diese Person per E-Mail erfolgen soll.
Wenn der Kund sich bei der E-Rechnung registriert hat, dann ist der Wert des Feldes “E-Rechnung”.
Zudem bei der Erstellung einer Rechnung oder eines Vertrages für einen E-Rechnung Kunden wird eine Mitteilung während des Vorschau-Schritts der generierten Rechnungen erscheinen, die anzeigt, dass dieser Kunde die E-Rechnung verwendet.
Bei der Registrierung an die E-Rechnung wird automatisch einem Kunden ein Label sowie eine Benachrichtigung angehängt, um diese einfacher ausfindig zu machen. Dieses Label wird bei der Abmeldung entfernt.
Wie kündigt man die E-Rechnung eines Kunden?
Die Kündigung der E-Rechnung erfolgt automatisch, wenn ein Kunde dies tut. Will die Verwaltung dagegen diese Zahlungsweise kündigen, sind mehrere Schritte erforderlich:
Gehen Sie auf der Kunde der Kündigungsstelle. Es steht ein Knopf zur Verfügung «Die Rechnung kündigen» und wechselt die Zahlungsweise in «Brief».
Gehen Sie auf das Online-Portal von SixPayNet (https://portal.paynet.ch/openSession.eval) und identifizieren Sie sich mit den erforderlichen Identifikatoren.
a. Gehe zum Register «Relationen» des Online-Portals
b. Suchen Sie den betreffenden Kunde -und ändern Sie das Statut in « Ablehnen » die Änderung muss gespeichert werden.
Es wird keine Meldung an der Kunde gesendet, es ist wichtig Ihn zu informier durch ein anderen Kommunikationskanal.
Welche Dokumente sind per E-Rechnung gesendet?
Alle Rechnungen die nach Eintragung bei E-Rechnung.
Eine Differenz wird vorkommen bei der Einrichtung, bei Erneuerung oder Verlängerung eines Vertrags für einen Kunden unter E-Rechnung. Anstatt x Rechnungen zu haben, gibt es nur noch ein Dokument, um die Kosten für eine Versand per E-Rechnung zu senken.
Umgang mit E-Rechnungen?
Beim Drucken der Dokumente alle E-Rechnungen werden nicht gedruckt werden (bei Verwendung des “Knopfes Alles drucken”). Ein anderer Knopf wird erscheinen unter der Identifikation “ alles senden ” und mit einem Klick alle noch nicht bearbeiteten E-Rechnungen an die Kunden senden (kein Filter sind notwendig dazu)
Es ist möglich eine gesendete Rechnung zu regenerieren, dazu ist es notwendig diese zu Drucken, bevor Sie neue E-Rechnungen senden, dass der Kunde nicht mehrmals die gleichen Rechnungen erhält.
Wie kann ich wissen ob eine E-Rechnungen wurden geschickt und/oder wie können wir sie finden?
Zwei neue Filtern -und Zwei neue Spalten sind sichtbar unter dem Modul “Dokumente”
Filter « Versandart »: Ermöglicht das Filtern von Dokumenten nach Versandart. In der Liste kann eine Spalte desselben Namens angezeigt werden. Mögliche Werte sind:
CourrierEmail
E-Rechnung
Filter « Statut Versand »: Zeigt den aktuellen Status eines Dokuments an.
In der Liste kann eine Spalte mit dem gleichen Namen angezeigt werden. Es gibt 4 mögliche Werte:
Wartend: Das Dokument wurde nicht gedruckt oder versandt
Versendet: Das Dokument wurde gedruckt und versendet
nicht erfolgreich: Versand des Dokuments hat einen Fehler verursacht, Sie müssen sich mit Echino Support in Verbindung setzen.
Abgelehnt: Der Kunde hat die Rechnung auf seinem E-Banking-Portal abgelehnt. Setzen Sie sich mit ihm in Kontakt oder warten, bis er gemahnt wird
Filtern
Ermöglicht die Interaktion mit dem Zeitbereich (Tage) für die Statistik in den Modulen “ Kontakt ”
Dieser Parameter wird sich auf das Kontaktmodul, auf die Trainings- und Trainingstendenzstatistiken auswirken.
Allgemein
Konfigurieren Sie die Standardwerte für Ihre allgemeine Echino-Konfiguration fest.
LSV
Klicken auf Icon LSV, und auf Ändern. danach können Sie die Felder nach Ihren Präferenzen ändern.